Zásady ochrany osobních údajů

podle ust. čl. 12 NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále „GDPR"), zákona č. 110/2019 Sb., o ochraně osobních údajů, v platném znění, a dalších navazujících zákonů

Slovo úvodem

Vážení,

partneři advokátní kanceláře Průchová & Pelán, Mgr. Jana Průchová, advokátka a Mgr. Marek Pelán, advokát vám těmito Zásadami ochrany osobních údajů sdělují podrobnosti o právech a povinnostech vyplývajících z GDPR týkající se ochrany vašich osobních údajů a informace o tom, jak s osobními údaji nakládáme, jak je zpracováváme, zejména za jakými účely. Rovněž vás tímto chceme upozornit na vaše práva v oblasti ochrany osobních údajů a o způsobech jejich uplatnění.

Děkujeme za vaši přízeň a důvěru.

Za advokátní kancelář Průchová & Pelán

Mgr. Jana Průchová, advokátka a Mgr. Marek Pelán, advokát

1. Úvod

1.1. Účelem tohoto dokumentu Zásady ochrany osobních údajů (dále „zásady") je podrobné vysvětlení podmínek zpracování osobních údajů, k němuž dochází ze strany správce, advokátní kanceláře Průchová & Pelán, konkrétně Mgr. Jany Průchové, advokátky, IČO: 032 66 753, se sídlem Drtinova 467/2a, Praha 5, PSČ 150 00 a Mgr. Marka Pelána, advokáta, IČO: 119 41 626, se sídlem Drtinova 467/2a, Praha 5, PSČ 150 00 (společně dále „správce"), při poskytování právních služeb a při provozování webu https://www.pruchovapelan.cz/ (dále „činnost AK"). Správce tímto určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů při činnostech AK. Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.

1.2. Kdy vaše osobní údaje zpracováváme

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu, který je nezbytný pro naši činnost. Typicky jde o tyto situace:

jste naším klientem nebo zájemcem o poskytnutí právních služeb,
kontaktujete nás prostřednictvím webového formuláře, telefonu nebo e-mailu,
navštěvujete naše webové stránky,
účastníte se námi pořádané odborné akce, semináře či konzultace,
odebíráte naše newslettery nebo jste nám udělili souhlas s marketingem,
ucházíte se u nás o práci či spolupráci,
vystupujete jako protistrana v právním řízení.

2. Osobní údaje

2.1. Při provozování činností AK jsou zpracovávány osobní údaje klienta či potenciálního klienta (návštěvníka webu případně osoby kontaktující správce), který je fyzickou osobou (rovněž fyzická osoba, která se věnuje výkonu samostatně výdělečné činnosti; dále „subjekt"). Osobním údajem je jakákoliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. Osobním údajem je jakákoliv informace, která vás identifikuje nebo může identifikovat (dále „osobní údaj").

2.2. Zvláštní kategorie osobních údajů:

2.2.1. V rámci poskytování právních služeb může být nezbytné, abychom zpracovávali také zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu čl. 9 GDPR, zejména údaje vypovídající o zdravotním stavu, rodinných poměrech a sociální situaci, pokud to vyžaduje povaha konkrétního případu. Právním důvodem tohoto zpracování je čl. 9 odst. 2 písm. f) GDPR, neboť jde o zpracování nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

2.2.2. V odůvodněných případech můžeme zpracovávat osobní údaje týkající se trestních rozhodnutí a trestných činů ve smyslu čl. 10 GDPR, například výpisy z rejstříku trestů nebo podklady trestního řízení. Takové zpracování je oprávněné podle českého práva, zejména zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, a zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti.

3. Proč shromažďujeme a zpracováváme vaše osobní údaje

3.1. Kontaktní formuláře na webu

Pokud nás kontaktujete prostřednictvím webového formuláře, zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje a obsah sdělení na základě našeho oprávněného zájmu vyřídit dotaz nebo požadavek. Tyto údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro zodpovězení dotazu a následně po dobu 1 roku pro případ navazující komunikace. Pokud dotaz směřuje k uzavření smlouvy, zpracování probíhá na základě kroků před uzavřením smlouvy.

3.2. Zákonným důvodem zpracování osobních údajů je:

smlouva – čl. 6(1)(b)
právní povinnost – čl. 6(1)(c)
oprávněný zájem – čl. 6(1)(f)
souhlas – čl. 6(1)(a)

3.3. Účelem zpracování osobních údajů je:

realizace činnosti AK (tj. zejména poskytnutí právních služeb klientovi ve smyslu zákona o advokacii, zákon č. 85/1996 Sb.; dále „zákon o advokacii") a výkon práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu mezi vámi a správcem (tzn. uzavřené ústní či písemné smlouvy); pro realizaci činnosti AK jsou vyžadovány osobní údaje, které jsou nutné pro úspěšné poskytnutí služeb a plnění smlouvy, a dále vystavení účetního dokladu, jednostranné ukončení smlouvy či odvolání (vypovězení) plné moci a případné reklamace služeb, jakož i za účelem plnění zákonných povinností vyplývajících mimo jiné ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění a zákona č. 253/2008 Sb., o legalizaci výnosů z trestné činností a financování terorismu, v platném znění; poskytnutí osobních údajů je nutným požadavkem pro uzavření a plnění smlouvy či poskytnutí služeb, bez poskytnutí osobních údajů není možné smlouvu uzavřít či jí ze strany správce plnit,
zasílání obchodních sdělení a činění dalších marketingových aktivit na podkladě vámi uděleného souhlasu se zpracováním osobních údajů ve smyslu ustanovení čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR či v rámci přímého marketingu ve smyslu ustanovení čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR,
účast na odborných akcích, seminářích a pořizování fotografií. Pokud pořádáme odborné akce nebo se na jejich organizaci podílíme, můžeme na základě našeho oprávněného zájmu pořizovat fotografie nebo krátké záznamy zachycující průběh akce, a tyto materiály využít k propagaci naší činnosti, např. na webu nebo v odborných článcích. Aktivní použití takových materiálů je časově omezeno na 3 roky od konání akce. Pokud si nepřejete být na záznamech zachyceni, sdělte nám to kdykoli na akci nebo uplatněte námitku proti zpracování.
plnění zákonných povinností správce (zejména v rámci vedení účetnictví) či vedení soudních nebo jiných sporů.

3.4. V případě nutnosti zpracování údajů k jiným než výše uvedeným účelům takto učiníme pouze na základě vašeho dalšího souhlasu.

3.5. Svůj souhlas můžete kdykoliv odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

3.6. Správce je dále vázán rovněž přísnou mlčenlivostí dle zákona o advokacii.

4. Uchazeči o spolupráci nebo zaměstnání

4.1. Pokud nám zašlete životopis nebo nabídku spolupráce, zpracováváme vaše identifikační údaje, profesní profil a kontaktní údaje na základě kroků směřujících k uzavření smlouvy. Tyto údaje uchováváme po dobu trvání výběrového procesu a 1 měsíc po jeho ukončení. Pokud nám udělíte souhlas s dalším uchováním, ponecháme údaje nejdéle 3 roky pro možnost navázání budoucí spolupráce.

5. Návštěvníci webu a cookies

5.1. Náš web používá technické (nezbytné) cookies pro zajištění funkčnosti stránek, které můžeme používat bez vašeho souhlasu. Pokud využíváme analytické nebo marketingové cookies, činíme tak pouze na základě vašeho souhlasu prostřednictvím cookie lišty. Tento souhlas můžete kdykoli odvolat pomocí nastavení v dolní části webu.

6. Předávání osobních údajů třetím osobám

6.1. Osobní údaje budou zpracovávány automatizovaným i manuálním způsobem správcem či vlastními zaměstnanci správce nebo osobami v postavení zpracovatelů. Zpracování bude prováděno rovněž prostředky výpočetní techniky.

6.2. Osobní údaje předáváme třetím osobám pouze tehdy, pokud je to nezbytné pro poskytování našich služeb, plnění zákonných povinností nebo na základě vašeho souhlasu.

6.3. Příjemci osobních údajů jsou/mohou být osoby:

podílející se na realizaci plateb na základě smlouvy,
stát a orgány veřejné moci,
zaměstnanci a spolupracující osoby vázané mlčenlivostí (zejména dle zákona o advokacii), dále exekutoři či notáři,
účetní a daňoví poradci,
zajišťující marketingové služby v rozsahu těchto podmínek.

6.4. Abychom vám zajistili poskytování kvalitní péče, využíváme v některých případech také externích partnerů a poradců (účetní, právní poradci apod.). Při těchto činnostech může docházet k předání některých vašich osobních údajů. Externí dodavatelé jsou buď v pozici správců osobních údajů, nebo tzv. zpracovatelů osobních údajů a mají s námi uzavřenou smlouvu, která je zavazuje dodržovat přísné zásady při nakládání s vašimi údaji. V takovém případě není pro účely výkonu zpracovatelské činnosti vyžadován váš souhlas, neboť takové zpracování umožňuje přímo právní předpis. Vězte, že své dodavatele si vybíráme podle přísných kritérií, proto o svá data nemusíte mít obavu.

6.5. Osobní údaje mohou být rovněž poskytnuty orgánům veřejné moci oprávněným získávat osobní údaje dle příslušných právních předpisů (typicky finančnímu úřadu). Zpracování osobních údajů těmito orgány veřejné moci musí být v souladu s použitelnými pravidly ochrany údajů pro daný účel zpracování a v souladu s povinností mlčenlivosti dle zákona o advokacii.

6.6. Údaje související s poskytováním právních služeb jsou chráněny advokátní mlčenlivostí podle zákona o advokacii a nemohou být zpřístupněny třetím osobám, pokud to nepřipouští právní předpis.

6.7. Osobní údaje nepředáváme do zemí mimo Evropskou unii, ledaže by takové předání vyžadoval právní předpis, rozhodnutí orgánu veřejné moci nebo realizace činnosti AK.

6.8. Pokud se společně domluvíme na online jednání prostřednictvím Microsoft Teams nebo Google Meet, jsou v rámci přenosu komunikace zpracovávány osobní údaje účastníků (např. jméno, e-mail, hlas a případně videozáznam) poskytovateli těchto služeb. Tyto služby mohou znamenat přenos osobních údajů mimo Evropskou unii, typicky do USA. Jak Microsoft, tak Google používají standardní smluvní doložky Evropské komise (SCC) a další doplňková opatření tak, aby byla zajištěna odpovídající úroveň ochrany při přeshraničním přenosu údajů. Pokud nechcete pro jednání použít online nástroj, vždy vám nabídneme i jinou formu komunikace.

7. Jak dlouho vaše osobní údaje zpracováváme?

7.1. V souladu s principem omezení uchovávání osobních údajů správce zpracovává osobní údaje pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelu a důvodu (titulu) jejich zpracování nebo po dobu stanovenou právními předpisy či po dobu odsouhlasenou vámi jako subjektem.

7.2. Osobní údaje, jejichž zpracování provádíme na základě plnění smlouvy, zpracováváme po dobu 5–10 let v závislosti na poskytnuté službě, a to s ohledem na předpisy související s výkonem advokacie.

7.3. Klientský spis uchováváme po dobu 5 let od ukončení poskytování právních služeb, v souladu se stavovským předpisem České advokátní komory č. 1/1997.

7.4. Oprávněný zájem jakožto zákonný důvod zpracování osobních údajů u vás uplatňujeme v případě, že jsme vám poskytli služby v posledních 5 letech.

7.5. Osobní údaje, jejichž zpracování je prováděné na základě souhlasu, zpracováváme pouze po dobu platnosti vašeho souhlasu.

7.6. Osobní údaje, které jsou nezbytné pro řádné poskytnutí služeb, resp. pro splnění všech našich povinností z obecně závazných právních předpisů, musíme zpracovávat bez ohledu na vámi udělený souhlas po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy a v souladu s nimi (např. u daňových dokladů je touto dobou doba nejméně 10 let).

7.7. Jsme povinni provádět identifikaci a kontrolu klienta podle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti. Za tímto účelem zpracováváme identifikační a další údaje klienta v rozsahu stanoveném tímto právním předpisem. Tyto údaje uchováváme po dobu 10 let od ukončení obchodního vztahu, případně od provedení obchodu, v souladu s § 16 uvedeného zákona.

7.8. Pokud poskytujeme úschovu peněz, listin nebo jiného majetku, zpracováváme údaje potřebné pro správu úschovy a plnění povinností dle zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii. Dokumenty vztahující se ke správě majetku uchováváme po dobu 10 let od ukončení úschovy.

7.9. V případech, kdy provádíme prohlášení o pravosti podpisu, uchováváme údaje o této skutečnosti v knize prohlášení o pravosti podpisu po dobu, po kterou není kniha zcela vyčerpána, případně do doby, kdy vznikne povinnost knihu předat České advokátní komoře.

7.10. Osobní údaje využívané pro účely přímé komunikace uchováváme nejdéle 3 roky od posledního kontaktu, případně do doby, než subjekt údajů vyjádří nesouhlas s dalším zasíláním sdělení.

8. Zabezpečení osobních údajů

8.1. Správce dbá na ochranu osobních údajů zavedením následujících ochranných opatření:

ke skladování fyzické dokumentace obsahující zpracovávané osobní údaje správce využívá uzamykatelnou skříň a uzamykatelný prostor;
přístup k osobním údajům mají pouze autorizované osoby;
správce užívá profesionální informační systém splňující požadavky GDPR, spočívající zejména v individuálních přístupových účtech pro každého uživatele systému, nemožnosti vykopírovat ani jinak rozmnožit data uložená v systému, pravidelné obměně přístupových hesel aj.

9. Vaše práva ve vztahu k vašim osobním údajům

9.1. Po poskytnutí osobních údajů máte v souladu s GDPR:

i. právo na informace a přístup k osobním údajům zpracovávaných správcem

Máte právo vědět, jaké údaje jsou o vás zpracovávány, za jakým účelem, jak dlouho, kde jsme tyto údaje získali, zda a komu je předáváme. Zároveň máte právo na poučení o dalších právech týkajících se těchto údajů. K vašemu informování má sloužit zejména tento dokument, nicméně jsme připraveni vám poskytnout potvrzení nebo upřesnění ke kterémukoli bodu této informace.

ii. právo na opravu / aktualizaci nepřesných nebo nesprávných osobních údajů

V případě, že zjistíte, že osobní údaje, které o vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat, abychom je bez zbytečného odkladu doplnili nebo opravili.

iii. právo vznést námitku

Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů můžete využít pouze v situaci, kdy bychom některé vaše osobní údaje zpracovávali ve veřejném zájmu či na základě našeho oprávněného zájmu anebo pro účely přímého marketingu. V takových případech můžete vznést námitku kdykoli. Pokud se tak stane, budeme vaše osobní údaje dále zpracovávat, pouze pokud pro to prokážeme závažné oprávněné důvody (zejména pokud vaše osobní údaje budeme potřebovat pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků). Pokud však vznesete námitku proti zpracovávání údajů za účelem přímého marketingu, neprodleně vaše údaje přestaneme pro tento účel zpracovávat.

iv. právo na výmaz osobních údajů (ve vztahu k účelu jejich zpracování)

V některých případech máte jako subjekt údajů právo, aby byly vaše osobní údaje vymazány. K výmazu vašich osobních údajů obecně přistupujeme, když je již nepotřebujeme a nemáme právní důvod k jejich zpracování. Dále vaše údaje vymažeme, pokud byly zpracovávány na základě souhlasu a tento souhlas byl odvolán. Souhlas můžete odvolat na emailové adrese office@pruchovapelan.cz nebo písemně na adrese Drtinova 467/2a, Praha 5, PSČ 150 00.

Vezměte prosím na vědomí, že i když půjde o jeden z důvodů k výmazu, neznamená to, že ihned smažeme všechny vaše osobní údaje. Toto právo se totiž neuplatní v případě, že zpracování osobních údajů je i nadále nezbytné pro splnění našich právních povinností, účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, nebo určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.

v. právo na omezení zpracování osobních údajů

Toto právo vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení některých vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly nadále předmětem dalšího zpracovávání, a to po určitou dobu. Není to totéž, jako právo na výmaz, jelikož omezení zpracování není trvalé. Právo omezení zpracování vašich osobních údajů, máte v případě že:

popíráte přesnost údajů, které o vás zpracováváme, a to na potřebnou dobu k tomu, aby mohla být jejich přesnost ověřena,
zpracování je bez právního základu (např. nad rámec údajů, které jsme oprávněni zpracovávat), ale na místo výmazu upřednostňujete omezení zpracovávání, kupříkladu proto, že předpokládáte, že nám tyto údaje v budoucnu stejně poskytnete,
již více nepotřebujeme zpracovávat vaše osobní údaje, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků,
vznesete námitku proti zpracování (viz předchozí bod poučení).

Pokud je zpracování omezeno, můžeme zpracovávat údaje jen s vaším souhlasem, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné osoby, ať již fyzické nebo právnické, nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu.

vi. právo na podání stížnosti

Máte-li za to, že vaše osobní údaje zpracováváme protiprávně, máte rovněž právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů na www.uoou.cz.

vii. právo na přenositelnost

Máte právo získat osobní údaje, které se vás týkají, které jste sdělil/a správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž bychom tomu bránili, a to v případě, že:

zpracování je založeno na souhlasu nebo na smlouvě; nebo
zpracování se provádí automatizovaně.

Předmětem „práva na přenositelnost" nejsou data získaná činností správce.

viii. automatizované rozhodování a profilování

Nepoužíváme žádné formy automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování, které by pro subjekty údajů měly právní účinky nebo je obdobně významně ovlivňovaly.

9.2. Tato práva lze uplatnit osobně v sídle správce, poštovní zásilkou nebo e-mailem na adrese office@pruchovapelan.cz. Na vaše žádosti reagujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce. Ve složitých nebo početnějších žádostech můžeme lhůtu prodloužit až o 2 měsíce, o čemž vás budeme informovat.

10. Závěr

10.1. Budeme rádi, pokud se na nás obrátíte s jakýmkoli dotazem. Ochranu osobních údajů bereme vážně a dáváme přednost jednoduchému, srozumitelnému a poctivému přístupu.

10.2. Tyto zásady byly vydány dne 01.11.2021 a od tohoto dne jsou též platné a účinné.

10.3. Pokud zásady podstatně změníme, vhodně vás o tom informujeme.

10.4. Zásady jsou zveřejněny na: https://www.pruchovapelan.cz/